TEROPONGNTT, KUPANG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang intens memulai penataan arsip-arsip yang diserahkan atau diakuisisi dari organisasi perangkat daerah (OPD). Salah satu OPD yang baru menyerahkan berkas arsipnya ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah Bagian Tata Pemerintahan Setda Kota Kupang.
Plt. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang, Maria Magdalena Detaq, S. IP, melalui Kepala Bidang (Kabid) Pengelolaan Arsip, Maijellens A. Dillak, SE.MM, menjelaskan hal tersebut saat ditemui di ruang kerjanya, Selasa (5/12/2023).
Menurut Maijellens A. Dillak, penataan dan pengelolaan arsip kedepannya akan menggunakan sistem elektronik menggunakan Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Aplikasi SRIKANDI adalah aplikasi umum bidang kearsipan yang mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik.
“Penataan arsip belum bagus-bagus amat. Jadi untuk untuk tahun 2023 ini, kami di bidang pengelolaan arsip, intens memulai penataan arsip-arsip dari organisasi perangkat daerah atau OPD,” kata Maijellens A. Dillak, yang biasa disapa Nia Dillak.
Selain itu, jelas Maijellens A. Dillak, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang juga menggelar kegiatan-kegiatan pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) tentang penataan dan pengelolaan arsip menggunakan sistem elektronik (E-Arsip). Baik ke pengelola arsip di perangkat daerah maupun ke sekolah dan puskesmas.
“Beberapa waktu lalu dari SMK Mentari Kupang datang para siswa dan guru pembimpingnya, mereka datang untuk melihat dari dekat bagaimana cara menata dan pengelolaan arsip. Karena di sekolah itu ada jurusan perkantoran,” kata Maijellens A. Dillak.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang, khususnya Bidang Pengelolaan Arsip, kata Maijellens A. Dillak, siap untuk terus bekerja melakukan pengelolaan arsip yang diserahkan dari perangkat daerah. Mulai dari menerima dan mencatat berkas arsip yang diserahkan, memberi disposisi, membuat penomoran, hingga penataan di ruang arsip yang sersedia.
Sementara Sub Koordinator Kearsipan Dinamis, Bidang Pengelolaan Arsip, Heribertus Jebarus menambahkan, Aplikasi SRIKANDI adalah aplikasi elektronik yang berkaitan dengan kearsipan.
Dibanding dengan pengelolaan arsip secara manual atau konfensional, jelas Jebarus, pengelolaan menggunakan Aplikasi SRIKANDI memiliki beberapa keunggulan. Diantaranya, jika terjadi sesuatu pada berkas arsip yang dimiliki, data kearsiban masih tetap tersimpan secara elektronik.
Selain itu, kata Jebarus, secara ekonomi penggunaan sistem eleksronik dengan Aplikasi SRIKANDI lebih menghemat anggaran. Karena tidak perlu menggunakan banyak kertas atau alat tulis kantor (ATK) lainnya, karena semua dapat dilakukans ecara elektronik.
Juga, kata Jebarus, pihak yang ingin mendapatkan data kearsipan akan lebih mudah mendapatkannya karena bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Serta keunggulan-keunggulan lainnya.
Hal yang sama ditambahkan Arsiparis Ahli Muda, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang, Luwisya S. Panie, SE yang juga ditemui di kantor yang sama, Selasa (5/12/2023). Menurut Luwisya S. Panie, untuk tahun 2024 mendatang, kita akan berbicara tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) nomor 99 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), satu-satunya aplikasi umum tentang kearsipan adalah Aplikasi SRIKANDI, sebagai sistem informasi kearsipan dinamis yang terintegrasi. Disebut terintegrasi karena menghubungkan pemerintah pusat dengan pemerintah daerah, baik di tingkat provinsi maupun dengan kabupaten/kota.
Sebagai contoh, kata Luwisya S. Panie, dengan memanfaatkan Aplikasi SRIKANDI, dinas atau instansi di tingkat kabupaten/kota membuat dan mengirim surat ke kementerian di Jakarta atau ke pemerintah provinsi tidak harus dilakukan secara manual. Tetapi cukup dengan sekali klik di Aplikasi SRIKANDI, surat yang dikirim sudah langsung diterima oleh intansi atau Lembaga tujuan.
Namun demikian, kata Luwisya S. Panie, selain Aplikasi SRIKANDI juga ada sistem kearsipan yang Namanya Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN). Kalau Aplikasi SRIKANDI hanya dapat diakses oleh orang yang terdaftar dalam aplikasi, sementara data SIKN hapat diakses oleh semua orang.
Luwisya S. Panie berharap, dengan pengelolaan arsip menggukanan Aplikasi SRIKANDI dan SIKN, kedepannya data kearsipan dapat lebih bermanfaat bagi Masyarakat.
(max)
Comment